En af mine hjælpere har været syg igennem længere tid, og hun har nu bedt mig om en fastholdelsesplan. Hvad er en fastholdelsesplan helt præcist, og hvilke pligter har jeg som arbejdsgiver, når en medarbejder anmoder om en fastholdelsesplan?
 
Svar: I Bekendtgørelse af lov om sygedagpenge § 7b er det beskrevet, at den sygemeldte lønmodtager kan anmode om at få udarbejdet en fastholdelsesplan, hvis lønmodtageren ikke forventes at vende tilbage til arbejdet inden 8 uger regnet fra første sygedag. Der er tale om en plan arbejdsgiver og medarbejder udarbejder sammen, og planen beskriver, hvordan medarbejderen hurtigst muligt kan vende helt eller delvis tilbage til arbejdspladsen. Medarbejderen kan når som helst i sygeforløbet anmode om, at der udarbejdes en fastholdelsesplan, men hvis arbejdsgiver vurderer, at der ikke er behov for at udarbejde en fastholdelsesplan, kan arbejdsgiveren afslå det.
 
Planen kan indeholde nogle af de samme elementer, som indgår i mulighedserklæringen. Det kan være forslag om gradvis tilbagevenden til jobbet, forslag til hjælpemidler og andre særlige hensyn. Dog har fastholdelsesplanen et bredere indhold end mulighedserklæringen. Den fokuserer på, hvordan medarbejderen på længere sigt bliver fastholdt på arbejdspladsen. Det kan for eksempel være ved, at medarbejderen får andre arbejdsfunktioner – eller får hjælp via nogle af de tilbud, som kommunen stiller til rådighed for den sygemeldte.

Der er ikke krav til, hvordan planen skal se ud, men der findes en skabelon på Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings hjemmeside (STAR). Skabelonen er alene inspiration til, hvad medarbejder og arbejdsgiver kan overveje i forbindelse med udarbejdelsen af fastholdelsesplanen. 

Min hjælper har haft en del sygefravær i de seneste 12 måneder, og det viser sig desværre, at hun har fået en kronisk sygdom. Hun forventer fortsat at have en del fravær, men at det vil aftage, når nu hun kommer i korrekt behandling. Hun har hørt noget om, at en arbejdsgiver og medarbejder kan aftale at indgå en § 56-ordning, når der er tale om kronisk sygdom. Men vi er begge i tvivl om, hvad en sådan § 56-aftale egentlig er?
 
Svar: En § 56-aftale er en aftale mellem arbejdsgiver og medarbejder, der giver tidligere adgang til refusion af løn eller sygedagpenge under sygdom. Sygedagpengeloven giver mulighed for, at arbejdsgiver med en § 56-aftale med en medarbejder kan indhente refusion fra 1. fraværsdag fx i et tilfælde, hvor en medarbejder har en kronisk sygdom, som skønnes at medføre mindst 10 fraværsdage inden for et år. En § 56-aftale er således en aftale, der giver tidligere adgang til refusion af løn eller sygedagpenge under sygdom, hvis sygdommen er relateret til § 56-aftalen.
 
Aftalen skal være skriftlig og skal godkendes af medarbejderens kommune. Aftalen kan indgås for 2 år ad gangen og vedrører kun fravær på grund af den lidelse, der er omfattet af aftalen. Aftalen kan ikke fornyes, når medarbejderens fravær på grund af lidelsen i det seneste år ikke har medført mindst 10 fraværsdage, medmindre der ved aftalens udløb er sket væsentlige ændringer i medarbejderens arbejdsmæssige eller helbredsmæssige forhold.
 
Kommunen kan forud for godkendelse af aftalen indhente lægeerklæring som dokumentation for, at medarbejderens langvarige eller kroniske lidelse i væsentligt omfang forøger den normale fraværsrisiko, og for, hvornår indlæggelse eller behandling er besluttet og har fundet sted. Erklæringen betales af kommunen.

Kommunen kan desuden i det enkelte fraværstilfælde indhente lægeerklæring til belysning af, om fraværet skyldes den pågældende lidelse. Erklæringen betales også i et sådant tilfælde af kommunen.

Jeg har opsagt en medarbejder, da han ikke kunne overholde sine mødetider. Han har modtaget både mundtlige og skriftlige advarsler, men har ikke formået at forbedre sit fremmøde til tiden.

Han havde et opsigelsesvarsel på fire uger, og nu – to uger inde i opsigelsesperioden – har han sygemeldt sig i to uger. Er det muligt for ham at sygemelde sig i opsigelsesperioden? Jeg har brug for, at han møder på arbejde, da den nye medarbejder først starter om to uger.

Svar: En medarbejder kan sygemelde sig, selvom han eller hun er blevet opsagt eller selv har sagt op. Det faktum, at vedkommende er opsagt, ændrer ikke på retten til sygemelding. En medarbejder har ret til fravær på grund af sygdom, hvis sygdommen gør medarbejderen uarbejdsdygtig - det vil sige, at sygdommen medfører, at medarbejderen ikke kan udføre sit arbejde, hverken helt eller delvist.

Dog kan man som arbejdsgiver kræve dokumentation for sygemeldingen i form af en lægeerklæring fra medarbejderens egen læge. Det er i et sådant tilfælde arbejdsgiver, der betaler omkostningerne til lægeerklæringen. 

Må jeg kontakte min medarbejder, der er sygemeldt? Jeg vil blot høre, hvordan det går, og hvornår han regner med at kunne genoptage arbejdet?

Svar: Det må man godt, så længe det er klart, hvad formålet med kontakten er. Der er ikke en ret til at kontakte en syg medarbejder unødvendigt og hyppigt, men man må gerne drage omsorg for en medarbejder ved at tage kontakt.

Sygedagpengeloven indeholder en bestemmelse om, at en arbejdsgiver har pligt til at indkalde til en sygefraværssamtale senest fire uger efter første fraværsdag, så loven lægger i sig selv op til, at man som arbejdsgiver skal holde kontakt. I samtalen med medarbejderen må man ikke spørge til, hvad den sygemeldte medarbejder fejler, men man må fx gerne komme ind på, hvordan medarbejderen har det, hvornår vedkommende forventer at vende tilbage og hvilke arbejdsopgaver vedkommende ikke kan udføre.  

Sygefravær varierer i forhold til både hyppighed, varighed og årsag. Derfor skal der også være plads til at kontakten til den individuelle medarbejder kan være af forskellig form og frekvens alt afhængig af medarbejderens situation og behov. Det afgørende er, at der bliver udvist omsorg fra virksomhedens side, og at der er en reel interesse i medarbejdernes trivsel og velfærd. Dette er nødvendigt for at få afdækket eventuelle problemer og ikke mindst få taget hånd om dem, til gavn for både den sygemeldte men også for virksomhedens øvrige medarbejdere. Særligt under et længere sygefravær er kontakt mellem arbejdsgiver og medarbejder med til at gøre det lettere at vende tilbage til arbejdet, når vedkommende er parat til det.    

Min hjælper er indlagt på hospitalet, og vi taler hyppigt sammen, så jeg ved, at der er tale om en længerevarende indlæggelse. Vil det være muligt at anmode om en lægeerklæring, fx en friattest eller en mulighedserklæring nu, hvor han er indlagt og af den grund ikke kan komme til egen læge?
 
Svar: En friattest benyttes hyppigt i de tilfælde, hvor en arbejdsgiver har brug for dokumentation for, at medarbejderens fravær skyldes sygdom. Friattesten er således ikke så relevant, hvis man som arbejdsgiver er vidende om, at medarbejderen er hospitalsindlagt og uarbejdsdygtig.
 
I forhold til mulighedserklæringen, så er det sådan, at den ikke er så relevant i de situationer, hvor det efter de oplysninger, der foreligger for arbejdsgiveren, må anses for sikkert, at lønmodtageren ikke vil kunne varetage nogen arbejdsopgaver under fraværet. Du kan læse mere om mulighedserklæringen her.
 
Hvis du har brug for dokumentation fra medarbejderen, vil han nok kunne få en erklæring fra hospitalet, der bekræfter hans indlæggelse og lægens vurdering af den forventede varighed af fraværet.   
 

Jeg er ny arbejdsgiver og skal til at ansætte hjælpere. I den forbindelse vil jeg beskrive reglerne for, hvordan hjælperne skal sygemelde sig, men jeg er i tvivl om, hvad der gælder.
 
Svar: De fleste arbejdspladser har egne regler for, hvornår og hvordan medarbejdere skal sygemelde sig. Når man på arbejdspladsen har fastsat retningslinjer for sygemelding, skal medarbejderne følge dem. Hvis man ikke har egne regler om, hvordan man melder sygdom, gælder i stedet sygedagpengeloven, hvor det står beskrevet, at en medarbejder skal melde sig syg hurtigst muligt og senest to timer efter, at medarbejderen skulle være mødt på arbejde. Det er i sygedagpengeloven ikke beskrevet, hvordan sygemeldingen skal ske.
 
Man kan som nævnt formulere egne klare retningslinjer for, hvordan og hvornår medarbejderne skal melde sygdom, herunder om sygemeldingen skal ske via telefon, e-mail, sms eller på en anden måde, der er tilpasset arbejdspladsens behov.
 
Retningslinjerne for sygemelding bør fremgå af fx arbejdspladsens personalehåndbog eller i medarbejdernes ansættelseskontrakt.

En af mine hjælpere har nu af flere omgange aftalt tid hos egen læge og tandlæge midt i sin vagt, hvilket medfører et betydeligt fravær, og det er til stor gene for arbejdspladsen. Har jeg ret til at bede ham om at placere sådanne ikke akutte besøg på andre tidspunkter?

Svar: Som udgangspunkt har medarbejdere ret til frihed til at gå til lægen, tandlæge eller deltage i behandlingsforløb i arbejdstiden, hvis det er nødvendigt for, at de kan blive raske eller undgå en lidelse.

Hvis medarbejderen har behov for en almindelig og ikke akut tid hos lægen eller tandlægen, skal han dog som udgangspunkt forsøge at få en tid uden for arbejdstiden. Hvis det ikke er muligt, skal han sørge for at placere konsultationen, så det er til mindst mulig gene for virksomheden.

Så du har ret til at bestemme, at fraværet så vidt muligt skal placeres uden for arbejdstiden eller hvor det er til mindst gene for arbejdspladsen.

Hvornår er en mulighedserklæring egnet? Der har desværre været en del sygefravær blandt mine hjælpere på det seneste af forskellige årsager. I de tilfælde hvor jeg har haft brug for at indhente en udtalelse fra den sygemeldtes læge har jeg til tider været i tvivl om, hvorvidt en mulighedserklæring eller en friattest vil være mest anvendelig. I hvilke tilfælde er en mulighedserklæring egnet?

Svar: En mulighedserklæring er egnet for eksempel i de situationer, hvor det vurderes, at der er brug for en læges vurdering/rådgivning i forhold til, hvilke arbejdsfunktioner en medarbejder kan varetage, og hvilke hensyn, der eventuelt skal tages for, at medarbejderen kan genoptage arbejdet fuldt ud eller eventuelt på deltid i en periode.
En mulighedserklæring kan med fordel bruges både ved længerevarende fravær, fravær efter hospitalsbehandling, fravær i forbindelse med graviditet eller muligheden for delvis tilbagevenden efter en længerevarende fuldtidssygemelding. Med en mulighedserklæring er der således fokus på en hurtigere tilbagevenden til arbejdspladsen, og at en medarbejder fastholdes i sit arbejde.

Mulighedserklæringen kan benyttes på et hvilket som helst tidspunkt i sygeforløbet, både ved langtidssygemeldinger og også i de tilfælde, hvor der måske er tale om hyppige korttidssygemeldinger. Det vil sige, at mulighedserklæringen faktisk også kan bruge i et tilfælde, hvor medarbejderen ikke er sygemeldt men for eksempel på det seneste har gentagne sygemeldinger bag sig.

Husk på at man i forbindelse med udarbejdelse af mulighedserklæringen ikke har krav på at få oplyst diagnosen, men i stedet er fokus på eventuelle funktionsbegrænsninger i forhold til de sædvanlige arbejdsopgaver.

I følgende vejledning fra STAR (Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering) kan du læse flere gode eksempler på i, hvilke situationer en mulighedserklæring er mest anvendelig, og hvornår en friattest kan være at foretrække: Eksempler på situationer hvor hhv. en mulighedserklæring og en friattest vil være anvendelig

Sygemelding - Jeg har en hjælper, der har været sygemeldt i flere måneder uden, at jeg rigtig har kunne kontakte ham. Jeg havde derfor bedt ham om at skaffe en varighedserklæring fra lægen.

Af varighedserklæringen fremgik det, at sygdommen forventedes at vare til og med i går, og derfor regnede jeg med at se ham på arbejde i dag. Han er dog ikke mødt op, og han har heller ikke kontaktet mig på anden måde. Er der tale om ulovlig udeblivelse fra arbejdspladsen og giver det mig så ret til at bortvise ham?

Svar: Selv om en lægeerklæring eller varighedserklæring oplyser den forventede varighed af sygdommen, kan arbejdsgiveren ikke uden videre forvente, at medarbejderen starter på arbejde igen ved periodens udløb. Hvis medarbejderen ikke har raskmeldt sig, må arbejdsgiveren derimod forvente, at medarbejderen stadig er syg.

En arbejdsgiver kan derfor ikke bortvise medarbejderen, fordi medarbejderen ikke starter på arbejde efter udløbet af den periode, der fremgår af varighedserklæringen. Hvis medarbejderen stadig er syg, kan arbejdsgiveren kræve en ny læge- eller varighedserklæring.

Spørgsmål om sygefravær - Jeg har tidligere haft flere hjælpere, der havde meget sygefravær, hvilket har været en stor belastning for mig. Jeg skal nu ansætte en ny hjælper og vil gerne sikre mig, at der ikke er tale om en hjælper, der ofte bliver syg. Må jeg derfor til ansættelsessamtalen spørge ind til, hvor mange sygedage han har haft i sit tidligere job?

Svar: Nej, det må du ikke. Det er nemlig ikke alt man må spørge en jobansøger om til en ansættelsessamtale. Når det drejer sig om helbredsoplysninger, skal man som arbejdsgiver følge bestemmelserne fastsat i Helbredsoplysningsloven. Helbredsoplysningsloven fastsætter nemlig blandt andet regler for, hvad man som arbejdsgiver må spørge om med hensyn til sygdom i forbindelse med ansættelse af en medarbejder, da loven har til formål at sikre, at helbredsoplysninger ikke i strid med loven bruges til at begrænse en lønmodtagers muligheder for at opnå eller bevare ansættelse.

Ved ansættelsessamtalen må du derfor ikke spørge generelt til ansøgerens helbred og herunder heller ikke til, hvor mange sygedage ansøgeren havde i sit tidligere job. Du må heller ikke spørge konkret til en bestemt lidelse, hvis det ikke har betydning for det job som samtalen drejer sig om. Derimod må du gerne spørge til specifikke helbredsforhold, hvis sygdommen har væsentlig betydning for det konkrete arbejde, som ansøgeren skal udføre. Det vil sige, at hvis der fx er tale om en stilling hos dig, hvor der skal foretages tunge løft, kan det være relevant at få oplyst om ansøgeren har ryggener, da det har væsentlig betydning for ansøgerens arbejdsdygtighed ved det arbejde han/hun skal udføre for dig.

Varighedserklæring - En af mine faste hjælpere har været sygemeldt i længere tid, og derfor søger jeg nu efter en vikar til at dække hendes vagter. Jeg vil gerne vide, hvor længe min faste hjælper forventer, at hun vil være fraværende, for at jeg kan give vikaren besked om vikariatets længde, men min faste hjælper svarer ikke når jeg ringer til hende. Hvad kan jeg gøre?

Svar: Du kan vælge at anmode din medarbejder om at gå til lægen og få en varighedserklæring, hvori lægen angiver en vurdering af, hvor lang tid hun vil være sygemeldt. En varighedserklæring kan være rigtig god i en situation som din, hvor du har brug for at vurdere behovet for en vikar. Husk på at det er arbejdsgiver, der skal betale udgiften til varighedserklæringen.

For at kunne bevise at man har bedt en medarbejder om at skaffe en erklæring fra lægen, er det vigtigt, at man altid gør det skriftligt. Men det er ikke nok, at man blot sender brevet med almindelig post, for så kan man få et problem med at bevise, at brevet rent faktisk er sendt og kommet frem, hvis en medarbejder benægter at have modtaget brevet. Derfor er den bedste løsning, at brevet sendes med en såkaldt afleveringsattest. Med en afleveringsattest har du nemlig bevis på, hvornår og hvordan et brev er afleveret til modtageren.

Hvis medarbejderen herefter uden rimelig grund enten afleverer varighedserklæringen for sent eller slet ikke afleverer varighedserklæringen, kan det anses for en misligholdelse af ansættelsen og berettige en opsigelse/bortvisning. Det er dog vigtigt, at medarbejderen på forhånd er blevet advaret om, at det kan være konsekvensen, så skriv det ind i brevet. Du kan finde et eksempel på, hvordan du kan udforme en anmodning om varighedserklæring på www.bpa-arbejdsgiver.dk.

Selv hvis varighedserklæringen indeholder en rimelig præcis vurdering af, hvornår din faste hjælper kan genoptage arbejdet, vil det være bedst, hvis du i vikarens tidsbegrænsede ansættelsesaftale, i stedet beskriver at ansættelsen ophører, når din faste medarbejders sygemelding ophører. Det er nemlig muligt at fastsætte udløbet af en tidsbegrænset ansættelse til indtrædelsen af en bestemt begivenhed.

Husk på at hvis du ønsker at kunne opsige vikaren før din faste medarbejders sygemelding ophører, skal du huske at skrive almindelige opsigelsesvarsler ind i ansættelsesaftalen.

Dokumentation for sygdom - En af mine hjælpere er langtidssygemeldt, men jeg er usikker på, om han rent faktisk er syg. Han svarer sjældent, når jeg ringer, derfor har jeg sendt et brev, hvori jeg har bedt ham om at gå til lægen og få en erklæring om, at hans fravær rent faktisk skyldes sygdom. Jeg havde sat en frist for, hvornår han senest skulle fremsende erklæringen, men jeg har ikke modtaget noget. Jeg har netop talt med ham, og han siger, at han ikke har modtaget mit brev. Hvad kan jeg gøre i denne situation?

Svar: For at kunne bevise at man har bedt en medarbejder om at skaffe en erklæring fra lægen, er det vigtigt, at man altid gør det skriftligt. Men det er ikke nok at man blot sender brevet med almindelig post, for så kan man igen få et problem med at bevise, at brevet rent faktisk er sendt og kommet frem, hvis en medarbejder benægter at have modtaget brevet. Derfor er den bedste løsning, at brevet samtidig sendes med postens afleveringsattest. Med en afleveringsattest har du nemlig bevis på, hvornår og hvordan et brev er udleveret til modtageren. Så du bør sende et nyt brev, hvori du anmoder medarbejderen om at gå til lægen og få en erklæring om uarbejdsdygtighed. Hvis medarbejderen uden rimelig grund enten afleverer erklæringen for sent eller slet ikke afleverer erklæringen, så kan det anses for en misligholdelse af ansættelsen og berettige en opsigelse/bortvisning. Det er dog vigtigt, at medarbejderen på forhånd er blevet advaret om, at det kan være konsekvensen, men en sådan advarsel kan du skrive ind i brevet. Du kan finde eksempler på, hvordan du kan udforme en anmodning om lægeerklæring på bpa-arbejdsgiver.

OPSIGELSE AF SYGEMELDT MEDARBEJDER - Må man godt opsige en medarbejder, selvom medarbejderen er sygemeldt?

Svar: Der er ikke en lov, der hindrer opsigelse af en sygemeldt medarbejder. Men visse kollektive overenskomster indeholder regler, der forbyder arbejdsgivere at opsige medarbejdere under sygdom. Medmindre der er tale om et ansættelsesforhold, der er omfattet af en sådan kollektiv overenskomst, kan ansættelsesforholdet som udgangspunkt godt opsiges under sygdom. Opsigelsens saglighed vil dog altid skulle vurderes konkret.

Vær endelig opmærksom på, at medarbejdere med en sygdom, som er afledt af et handicap, eller som er graviditetsbetinget, er omfattet af en særlig beskyttelse mod opsigelse.

FRAVÆR I FORBINDELSE MED BARNETS SYGDOM - Jeg er ved at lave en personalehåndbog for mine hjælpere og har et spørgsmål om fravær i forbindelse med hjælpernes børn. Har ansatte automatisk ret til betalt fravær når deres børn bliver syge? Mine ansatte er ikke ansat under en overenskomst.

Svar: Der gælder ikke nogen generel regel om ret til betalt fravær ved barns 1. sygedag. Ret til betalt fravær ved barns 1. og 2. sygedag, er blevet indført i mange overenskomster, men det følger ikke af nogen lov. Da dine ansatte ikke er ansat under en overenskomst, så er det altså noget som du som arbejdsgiver selv vælger, om du ønsker at aftale med dine hjælpere.

Jf. Bekendtgørelse om udmåling af tilskud til ansættelse af hjælpere og borgerstyret personlig assistance efter lov om social service skal din kommune dække omkostninger ved barnets 1. og 2. sygedag. Så det er ikke noget som du selv vil skulle betale for, såfremt du og dine hjælpere indgår aftale om ret til betalt fravær i forbindelse med deres børns sygdom.